Gestire le fatture elettroniche tramite app: quali sono i vantaggi?

La fatturazione elettronica rappresenta ormai un passaggio obbligato per professionisti e imprese in Italia, trasformando radicalmente la gestione amministrativa delle attività commerciali.

L’evoluzione digitale ha portato alla nascita di app dedicate che semplificano enormemente questo processo, permettendo di gestire l’intero ciclo di fatturazione direttamente da smartphone e tablet.

I vantaggi competitivi offerti da queste soluzioni sono numerosi e impattano positivamente sull’efficienza operativa di qualsiasi business. Scopriamo insieme come le app di fatturazione elettronica possono rivoluzionare il tuo modo di lavorare, garantendo conformità normativa e ottimizzazione dei processi amministrativi.

Cos’è la fatturazione elettronica e perché è importante

La fatturazione elettronica rappresenta un metodo digitale avanzato di scambio di documenti commerciali che elimina completamente la necessità di elaborazione manuale, sostituendo il tradizionale formato cartaceo con un documento digitale strutturato in formato XML che viene trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Dal 1° gennaio 2019, questo sistema è diventato obbligatorio in Italia sia per le transazioni B2B (Business-to-Business) che per quelle B2C (Business-to-Consumer), in seguito all’introduzione della normativa prevista dalla Legge di Bilancio 2018, che ha esteso questo obbligo a tutte le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti sul territorio italiano.

La fatturazione elettronica si applica a una varietà di transazioni, includendo non solo i rapporti B2B ma anche quelli B2G (Business-to-Government) – dove spesso è obbligatoria per le aziende che forniscono beni e servizi alla Pubblica Amministrazione – e B2C, contribuendo significativamente al miglioramento della trasparenza fiscale e alla riduzione dell’evasione.

Adottare sistemi di fatturazione elettronica non è solamente una questione di conformità legale, ma rappresenta un’evoluzione necessaria per le imprese che desiderano migliorare l’efficienza nei processi amministrativi, ridurre i costi associati alla produzione e distribuzione di fatture cartacee, e garantire transazioni più accurate e tempestive che si traducono in un miglioramento del flusso di cassa e in una significativa riduzione degli oneri amministrativi.

Come funziona la gestione delle fatture elettroniche via app

Gestire le fatture elettroniche tramite app semplifica notevolmente tutto il processo, trasformando un obbligo normativo potenzialmente complesso in un’opportunità per ottimizzare i processi amministrativi della tua attività.

Il processo inizia con la creazione della fattura direttamente dall’applicazione, dove il software guida l’utente nell’inserimento di tutti i dati necessari – dalle informazioni anagrafiche del fornitore e del cliente fino ai dettagli dei prodotti o servizi – e compila automaticamente il formato XML richiesto dalla normativa. Una volta completata la fattura, tramite l’app è possibile inviare il documento al Sistema di Interscambio (SdI), il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che funge da “postino digitale” e che verifica la correttezza formale del documento prima di inoltrarlo al destinatario attraverso il codice destinatario (una sequenza alfanumerica di 7 caratteri) o l’indirizzo PEC fornito dal cliente.

Le moderne app di fatturazione includono funzionalità di firma digitale automatica, elemento essenziale per garantire l’autenticità del documento e la sua validità legale, applicando la firma senza richiedere interventi manuali da parte dell’utente e semplificando notevolmente questa fase critica del processo.

Completato l’invio, le applicazioni gestiscono automaticamente la conservazione elettronica dei documenti per i 10 anni previsti dalla normativa, garantendo che tutte le fatture emesse e ricevute siano archiviate secondo i requisiti di legge, con apposizione di firma digitale e marca temporale, e verifica dei requisiti legali per una corretta archiviazione in spazi online sicuri e facilmente accessibili in caso di controlli fiscali.

I vantaggi concreti dell’uso di app per la fatturazione elettronica

Utilizzare un’app dedicata per la fatturazione elettronica comporta un significativo risparmio di tempo per professionisti e imprese, poiché consente di creare, inviare e gestire le fatture in pochi tap, anche mentre si è in movimento, eliminando la necessità di tornare in ufficio o accendere il computer per completare questi compiti amministrativi essenziali.

La riduzione degli errori rappresenta un altro vantaggio fondamentale, dato che le app moderne svolgono alcune operazioni di controllo automatico che verificano la correttezza formale dei documenti prima dell’invio al Sistema di Interscambio, riducendo il rischio di rifiuti e ritardi causati da errori di compilazione.

L’accessibilità multi-dispositivo garantisce che tu possa gestire la tua fatturazione da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, semplicemente utilizzando il tuo smartphone o tablet, ricevendo anche notifiche sullo stato delle tue fatture – dall’accettazione da parte del SdI alla conferma di consegna al destinatario – permettendoti di monitorare costantemente il ciclo di vita dei tuoi documenti fiscali.

Infine, la gestione digitale completa del ciclo di fatturazione si traduce in un notevole risparmio economico derivante dall’eliminazione dei costi associati alla stampa, all’invio postale e all’archiviazione fisica dei documenti, oltre alla riduzione del tempo dedicato alle attività amministrative che può essere reinvestito nelle attività core del business, aumentando la produttività complessiva dell’azienda.

Funzionalità essenziali in un’app di fatturazione elettronica

Un’app completa per la gestione delle fatture elettroniche deve offrire la possibilità di creare e inviare fatture verso qualsiasi tipologia di destinatario – aziende (B2B), consumatori finali (B2C) e Pubblica Amministrazione (PA) – con interfacce intuitive che guidino nella compilazione corretta di tutti i campi obbligatori e nell’inserimento del corretto codice destinatario o indirizzo PEC per garantire la consegna del documento.

La gestione delle fatture passive rappresenta un’altra funzionalità fondamentale, con la possibilità di ricevere direttamente nell’app i documenti inviati dai fornitori attraverso un codice destinatario dedicato fornito di norma dalla software house sviluppatrice dell’app, eliminando la necessità di accedere alla PEC, scaricare manualmente le fatture e importarle nel software di fatturazione.

La conservazione sostitutiva a norma deve essere garantita per l’intero periodo previsto dalla legge (10 anni), con sistemi che assicurano l’apposizione automatica di firma digitale e marca temporale sui documenti, la verifica dei requisiti legali e l’archiviazione sicura in spazi cloud protetti.

Il collegamento con il commercialista rappresenta un valore aggiunto significativo, consentendo di invitare il proprio consulente fiscale ad accedere direttamente all’account per visualizzare e scaricare le fatture, caricare gli F24 e controllare gli adempimenti amministrativi, con la possibilità di definire permessi specifici di sola visualizzazione o anche di modifica, eliminando completamente lo scambio di documenti fisici o l’invio massivo di email con allegati.

Notiamo anche che le app più complete offrono funzionalità evolute come la gestione dei solleciti automatici per le fatture non pagate, strumenti di analisi dell’andamento del business con report semplici, e sistemi di pagamento integrato che permettono ai clienti di saldare le fatture con un semplice clic su un bottone dedicato, automatizzando la registrazione dell’incasso e mantenendo sempre aggiornata la situazione delle entrate e delle uscite.

Come scegliere l’app giusta per la tua attività

La scelta dell’app di fatturazione elettronica ideale deve partire da un’attenta analisi dei requisiti specifici della tua attività, considerando il volume mensile di fatture emesse e ricevute, la complessità delle tue operazioni commerciali (vendita di prodotti con gestione del magazzino o fornitura di servizi), e la necessità di funzionalità aggiuntive come preventivi, gestione degli acquisti o prima nota.

L’interfaccia utente rappresenta un criterio di valutazione fondamentale, poiché un’app con un design intuitivo e facile da navigare ti permetterà di risparmiare tempo prezioso nell’emissione delle fatture, aspetto particolarmente importante se non hai una formazione specifica in ambito amministrativo o contabile, rendendo preferibili le soluzioni che offrono procedure guidate e completamento automatico dei campi.

Infine, la struttura dei costi rappresenta un elemento decisivo, con la necessità di comparare non solo il prezzo base ma anche i limiti di utilizzo (numero di fatture mensili, spazio di archiviazione disponibile, numero di utenti inclusi), l’eventuale presenza di costi aggiuntivi per funzionalità premium, e la flessibilità dei piani di abbonamento, preferendo soluzioni come Fatture in Cloud che offrono periodi di prova gratuiti senza impegno e piani tariffari scalabili che possono crescere insieme alla tua attività, con opzioni particolarmente vantaggiose per i regimi forfettari a partire da soli 4€ al mese.